Layanan Pengadaan Barang / Jasa

 

   

SOP LAYANAN PENGADAAN

BARANG / JASA

 

ND: 2104110.SOP.ULP.1.01.01.12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BIRO UMUM DAN HUMAS

BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN  TEKNOLOGI

Gedung I BPPT Lantai 10, Jalan MH. Thamrin 8 Jakarta Pusat 10340

Telp.     : 021-3168410

Fax.      : 021-31934394

Laman  :

Email    : -

 

 

 

 

 

 

 

 

HALAMAN PERSETUJUAN

No. Bagian        

Halaman 

Revisi/Tanggal   

Edisi/Tanggal

Tanggal Terbit          

:

:

:

:

:

i

1 dari 1

0/01 Nop 2012

1/01 Nop 2012

01 Nop 2012

 

 

 

 

SOP LAYANAN PENGADAAN

BARANG/JASA

 

ND: 2104110.SOP.ULP.1.01.01.12

 

STATUS DOKUMEN: TERKENDALI

 

 

 

 

 

 

 

 

Dibuat oleh:

Disetujui oleh:

Disahkan oleh :

 

 

 

 

 

Nama

 

Agus Budiarto, SE.

-    Ir. Ardi Matutu P.

-    Ir. Lukas Lukman

Drs. I Gusti Ketut Astana, MM.

Jabatan

Ka. Unit Layanan Pengadaan Barang & Jasa

-    Ka.Bagian Perlengkapan

-    Ka. Sub. Bagian Analisa Kebutuhan dan  Pengadaan

Ka. Biro Umum dan Humas

 

Tanggal

 

 

 

 

Tanda Tangan

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

HALAMAN PERUBAHAN

No. Bagian        

Halaman 

Revisi/Tanggal   

Edisi/Tanggal

Tanggal Terbit          

:

:

:

:

:

ii

1 dari 1

0/01 Nop 2012

1/01 Nop 2012

01 Nop 2012

 

Perubahan

Mencabut

Memasukkan

 

Alasan Singkat

Disetujui

(Wakil Manajemen)

No.

Tanggal

Bagian

Hal

Bagian

Hal

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DAFTAR DISTRIBUSI  DOKUMEN

No. Bagian        

Halaman 

Revisi/Tanggal   

Edisi/Tanggal

Tanggal Terbit          

:

:

:

:

:

iii

1 dari 1

0/01 Nop 2012

1/01 Nop 2012

01 Nop 2012

 

Klasifikasi Dokumen

Pemegang

Asli (soft copy)

Kepala Bagian Perlengkapan

Asli (hard copy)

Ka.Sub Bagian Analisa Kebutuhan dan Pengadaan

Salinan No. 1 (hard copy)

Kepala Biro Umum dan Humas

Salinan No. 2 (hard copy)

Inspektorat

Salinan No. 3 (hard copy)

Biro Keuangan

Salinan No. 4 (hard copy)

Satuan kerja di lingkungan BPPT

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DAFTAR ISI

No. Bagian        

Halaman 

Revisi/Tanggal   

Edisi/Tanggal

Tanggal Terbit          

:

:

:

:

:

iv

1 dari 1

0/01 Nop 2012

1/01 Nop 2012

01 Nop 2012

 

 

Bagian

 

HALAMAN PERSETUJUAN…………………………………………………….………     i

HALAMAN PERUBAHAN..……………………………………………………….………   ii

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN…………………………………………….……….     iii

DAFTAR ISI ....……………………………………………………….………..................   iv

TUJUAN……………………………......………………………………………………….      1

RUANG LINGKUP……………………………......……………………………………….    2

DEFINISI………………………………………......……………………………………….     3

REFERENSI…………………………………......…………………………………………   4

TANGGUNG JAWAB………………………............……………………………………...    5

URAIAN DAN KINERJA PROSES ……….........…….………………………………....    6

LAMPIRAN…………………………………….......……………………………………....   7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

TUJUAN

No. Bagian        

Halaman 

Revisi/Tanggal   

Edisi/Tanggal

Tanggal Terbit          

:

:

:

:

:

1

1 dari 1

0/01 Nop 2012

1/01 Nop 2012

01 Nop 2012

 

Prosedur ini bertujuan agar pengadaan barang/jasa di BPPT dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien serta taat azas melalui LPSE khusus untuk pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya dengan nilai di atas Rp. 200.000.000,- dan pengadaan jasa konsultansi dengan nilai di atas Rp. 50.000.000,-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

RUANG LINGKUP

No. Bagian        

Halaman 

Revisi/Tanggal   

Edisi/Tanggal

Tanggal Terbit          

:

:

:

:

:

2

1 dari 1

0/01 Nop 2012

1/01 Nop 2012

01 Nop 2012

 

§  Ruang lingkup SOP Layanan Pengadaan Barang/Jasa ini meliputi semua kegiatan layanan pengadaan di Satuan kerja/UPT / Balai, Pusat, Pusyantek–BPPT Enjiniring baik di tingkat pusat maupun daerah mulai dari perencanaan kebutuhan sampai selesainya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/jasa yang anggarannya berasal dari APBN.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DEFINISI

No. Bagian        

Halaman 

Revisi/Tanggal   

Edisi/Tanggal

Tanggal Terbit          

:

:

:

:

:

3

1 dari 2

0/01 Nop 2012

1/01 Nop 2012

01 Nop 2012

 

 

§  Pengadaan barang/jasa pemerintah adalah kegiatan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dengan APBN dalam hal ini DIPA BPPT, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang/jasa.

§  Pengguna Anggaran, selanjutnya disebut PA, adalah pejabat pemegang kewenangan penggunaan anggaran BPPT.

§  Kuasa Pengguna Anggaran, selanjutnya disebut KPA, adalah pejabat yang ditunjuk oleh Pengguna Anggaran BPPT untuk menggunakan anggaran BPPT.

§  Pejabat Pembuat Komitmen, selanjutnya disebut PPK, adalah pejabat yang diangkat oleh PA/KPA sebagai pemilik pekerjaan yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

§  Unit Layanan Pengadaan, selanjutnya disebut ULP, adalah unit organisasi yang bersifat permanen, dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada yang bertugas untuk menangani pekerjaan pengadaan barang/jasa pemerintah secara terintegrasi dan terpadu sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

§  Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan adalah panitia/pejabat yang ditetapkan oleh PA/KPA yang bertugas memeriksa dan menerima hasil pekerjaan

§  Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan yang menyediakan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya.

§  Barang adalah setiap benda baik berwujud maupun tidak berwujud, bergerak maupun tidak bergerak, yang dapat diperdagangkan, dipakai, dipergunakan atau dimanfaatkan oleh Pengguna Barang

§  Pekerjaan Konstruksi adalah seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan pelaksanaan konstruksi bangunan atau pembuatan wujud fisik lainnya.

 

 

DEFINISI

No. Bagian        

Halaman 

Revisi/Tanggal   

Edisi/Tanggal

Tanggal Terbit          

:

:

:

:

:

3

2 dari 2

0/01 Nop 2012

1/01 Nop 2012

01 Nop 2012

 

§  Jasa Lainnya adalah jasa yang membutuhkan kemampuan tertentu yang mengutamakan keterampilan dalam suatu sistem tata kelola yang telah dikenal luas di dunia usaha untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau segala pekerjaan dan/atau penyediaan jasa selain Jasa Konsultansi, pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi dan Pengadaan Barang.

§  Rencana Umum Pengadaan adalah kegiatan yang meliputi identifikasi kebutuhan barang/jasa yang diperlukan BPPT, menyusun dan menetapkan rencana penganggaran untuk pengadaan barang/jasa, menetapkan kebijakan umum tentang pemaketan pekerjaan, cara dan pengorganisasian pengadaan barang/jasa serta menyusun Kerangka Acuan Kerja

§  Dokumen Pengadaan adalah dokumen yang ditetapkan oleh ULP yang memuat informasi dan ketentuan yang harus ditaati oleh para pihak dalam proses Pengadaan Barang/Jasa.

§  Pakta Integritas adalah surat pernyataan yang berisi ikrar untuk mencegah dan tidak melakukan kolusi, korupsi dan nepotisme dalam Pengadaan Barang/Jasa

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

REFERENSI

No. Bagian        

Halaman 

Revisi/Tanggal   

Edisi/Tanggal

Tanggal Terbit          

:

:

:

:

:

4

1 dari 1

0/01 Nop 2012

1/01 Nop 2012

01 Nop 2012

 

4.1         Undang-undang Negara Republik Indonesia Nomor 22 Tahun 2011 tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) Tahun Anggaran 2012 (lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 113, Tambahan lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5254)

 

4.2         Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa

 

4.3         Peraturan Kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi Nomor 397 Tahun 2011 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi

 

4.4         Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 002/PRT/KA/VII/2009 tentang Pedoman Pembentukan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Barang/Jasa Pemerintah

 

4.5         Keputusan Kepala BPPT Nomor 397 Tahun 2011 tentang Unit Layanan Pengadaan (ULP)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

TANGGUNG JAWAB

No. Bagian        

Halaman 

Revisi/Tanggal   

Edisi/Tanggal

Tanggal Terbit          

:

:

:

:

:

5

1 dari 4

0/01 Nop 2012

1/01 Nop 2012

01 Nop 2012

 

 

5.1 Tanggung Jawab Pengelolaan Dokumen

 

Jenis Dokumen

Penyiapan / pemeriksaan

Pengesahan

Distribusi

Pengarsipan

Waktu

SOP Layanan Pengadaan Barang/Jasa

Ka. Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa

 

Ka.Sub Bagian Analisa Kebutuhan dan Pengadaan;

 

Ka.Bag. Perlengkapan

Ka. Biro Umum dan Humas

Ka.Sub Bagian Analisa Kebutuhan dan Pengadaan;

 

Ka.Bag. Perlengkapan

 

Ka.Bag. Perlengkapan

 

5 tahun

Format

Ka. Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa;

 

 

Ka.Bag. Perlengkapan

Ka.Sub Bagian Analisa Kebutuhan dan Pengadaan;

 

Ka. Bag. Perlengkapan

 

5 tahun

 

 

 

 

 

 

 

 

TANGGUNG JAWAB

No. Bagian        

Halaman 

Revisi/Tanggal   

Edisi/Tanggal

Tanggal Terbit          

:

:

:

:

:

5

2 dari 4

0/01 Nop 2012

1/01 Nop 2012

01 Nop 2012

 

5.2.  Tanggung Jawab Pelaksanaan Layanan

a)    Pengguna Anggaran (PA) / Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)

§   Menetapkan Rencana Umum Pengadaan

§   Mengumumkan secara luas Rencana Umum Pengadaan di website LPSE

§   Menetapkan PPK dan Pejabat Pengadaan

§   Menetapkan Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan

§   Mengawasi pelaksanaan anggaran

§   Menyampaikan laporan keuangan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan

§   Menyelesaikan perselisihan antara PPK dengan ULP/Pejabat Pengadaan dalam hal terjadi perbedaan pendapat

§   Mengawasi penyimpanan dan pemeliharaan seluruh dokumen pengadaan barang/jasa

b)   Kepala ULP

§  Memimpin dan mengkoordinasikan semua bentuk kegiatan pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan di lingkungan BPPT

§  Memastikan seluruh kegiatan pengadaan barang/jasa di ULP patuh terhadap peraturan perundangan yang berlaku

§  Menjamin keamanan dokumen pengadaan

§  Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan PA/KPA terkait dengan pelaksanaan pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, jasa konsultasi, jasa lainnya

§  Melaksanakan pengembangan dan pembinaan SDM ULP

§  Menetapkan anggota pokja pada setiap kegiatan pengadaan di masing-masing program baik di satuan kerja pusat maupun daerah

TANGGUNG JAWAB

No. Bagian        

Halaman 

Revisi/Tanggal   

Edisi/Tanggal

Tanggal Terbit          

:

:

:

:

:

5

3 dari 4

0/01 Nop 2012

1/01 Nop 2012

01 Nop 2012

 

c) Pejabat Pembuat Komitmen

§  Menetapkan rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang meliputi spesifikasi teknis barang/jasa, HPS dan rancangan kontrak.

§  Menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa

§  Menandatangani, melaksanakan kontrak dengan penyedia barang/jasa dan mengendalikan pelaksanaan kontrak

§  Menyerahkan hasil pekerjaan pengadaan barang/jasa kepada PA/KPA dengan Berita Acara Penyerahan

§  Melaporkan kemajuan pekerjaan termasuk penyerapan anggaran dan hambatan pelaksanaan pekerjaan kepada PA/KPA setiap triwulan

§  Menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

d) Kelompok Kerja Pengadaan

§  Menandatangani Pakta Integritas sebelum pelaksanaan pengadaan barang/jasa

§  Menginventarisir paket-paket yang akan dilelang/seleksi

§  Mengumumkan rencana seluruh pangadaan di Website Pengadaan Nasional

§  Menerima pendaftaran

§  Melakukan anwijzing

§  Melakukan kualifikasi penyedia melalui pasca kualifikasi atau prakualifikasi

§  Menerima pemasukan penawaran dan melakukan pembukaan penawaran

§  Melakukan evaluasi terhadap penawaran yang masuk

 

 

TANGGUNG JAWAB

No. Bagian        

Halaman 

Revisi/Tanggal   

Edisi/Tanggal

Tanggal Terbit          

:

:

:

:

:

5

4 dari 4

0/01 Nop 2012

1/01 Nop 2012

01 Nop 2012

 

§  Menetapkan pemenang penyedia barang/jasa dan melaporkan kepada Kepala ULP

§  Menjawab sanggahan dari penyedia barang/jasa

§  Membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan kepada Kepala ULP

e) Panitia Penerima Hasil Pekerjaan

§  Melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan pengadaan barang/jasa sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam kontrak

§  Menerima hasil pengadaan barang/jasa setelah melalui pemeriksaan/pengujian

§  Membuat dan menandatangani Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan dan menyerahkan kepada user

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


URAIAN DAN KINERJA PROSES

No. Bagian        

Halaman 

Revisi/Tanggal   

Edisi/Tanggal

Tanggal Terbit          

:

:

:

:

:

6

1 dari 4

0/01 Nop 2012

1/01 Nop 2012

01 Nop 2012

 

6.1 Uraian dan Kinerja Proses

No

Uraian Kegiatan

Pelaksana Kegiatan

Ukuran Kinerja

 

6.1.1

Persiapan

-       PA/KPA menetapkan Rencana Umum Pengadaan berdasarkan DIPA BPPT yang meliputi: kebijakan umum pengadaan, rencana penganggaran biaya pengadaan, Kerangka Acuan Kerja (KAK).

-       Penanggung jawab program/kegiatan menetapkan Rencana Triwulan berdasarkan Rencana Umum Pengadaan

 

PA/KPA

 

 

 

 

Penanggung Jawab Kegiatan

 

 

-   Rencana Umum Pengadaan

   (2 hari)

 

 

-  Rencana Triwulan

   (1 hari)

6.1.2

Proses Koordinasi

-       Dalam menetapkan spesifikasi teknis, PPK berkoordinasi dengan user/penanggung jawab kegiatan

-       Dalam melakukan penjelasan lelang & evaluasi teknis, Pokja berkoordinasi dengan user/penanggung jawab kegiatan

-       Dalam memeriksa hasil pekerjaan pengadaan barang/jasa, panitia penerima hasil pekerjaan berkoordinasi dengan user/penanggung jawab kegiatan

 

PPK

 

 

Pokja

 

 

Tim penerima

-   Spesifikasi Teknis

 

 

-   BA Penjelasan

 

 

-  Berita Acara Hasil Pemeriksaan Penyelesaian Pekerjaan

6.1.3

Usul Persetujuan Pengadaan Barang/Jasa

-       Penanggung jawab kegiatan membuat surat permohonan pengadaan barang/jasa berdasarkan Rencana Triwulan dilampiri RAB dan spesifikasi teknis ditujukan kepada PPK.

-       PPK melakukan analisis RAB pengadaan barang/jasa dan menetapkan rencana pelaksanaan pengadaan

-       PPK membuat surat pengantar persetujuan untuk pengadaan barang/jasa kepada ULP dilampiri HPS, spesifikasi teknis dan rancangan kontrak

 

Penanggung Jawab Kegiatan

 

&

 

PPK

 

 

-   Nota dinas permohonan pengadaan barang/jasa, Rencana Anggaran Biaya & spesifikasi Teknis

-   HPS, spesifikasi teknis, rancangan kontrak

-  Surat pengantar persetujuan

 

 

 


URAIAN DAN KINERJA PROSES

No. Bagian        

Halaman 

Revisi/Tanggal   

Edisi/Tanggal

Tanggal Terbit          

:

:

:

:

:

6

1 dari 4

0/01 Nop 2012

1/01 Nop 2012

01 Nop 2012

 

No

Uraian Kegiatan

Pelaksana Kegiatan

Ukuran Kinerja

 

6.1.4

Proses Pengadaan Barang/Jasa oleh Pokja

-       Menerima surat pengantar pengadaan barang/jasa dari PPK

-       Menyusun rencana pemilihan penyedia dan menetapkan dokumen pengadaan serta jadwal pelaksanaan pengadaan

-       Mengumumkan pelaksanaan pengadaan barang/jasa melalui LPSE

-       Melaksanakan proses pengadaan barang/jasa sampai dengan penetapan/pengumuman pemenang dan masa sanggah melalui LPSE

-       Membuat Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP)

 

 

 

Dokumen Pengadaan

 

Pengumuman Pengadaan

 

Laporan pelaksanaan pengadaan

(sesuai jadwal pengadaan)

6.1.5

Proses Penandatanganan Kontrak oleh PPK

-       Menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) berdasarkan Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP)

-       Melakukan finalisasi rancangan kontrak

-       Menandatangani kontrak apabila dana telah cukup tersedia dalam DIPA

-       Melaksanakan dan pengendalian pelaksanaan kontrak

 

 

-     SPPBJ

 (1 hari)

 

-  Dokumen Kontrak

  (max. 14 hari)

 

-     Laporan pelaksanaan kontrak (sesuai jadwal kontrak)

 

6.1.6

Proses Serah Terima Hasil Pengadaan Barang/Jasa

-       Panitia penerima hasil pekerjaan melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan pengadaan barang/jasa sesuai yang tercantum dalam kontrak.

-       Panitia penerima hasil pekerjaan membuat dan menandatangani Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan

-       Panitia penerima hasil pekerjaan menyerahkan barang/jasa kepada user

-       PPK melaporkan hasil pelaksanaan/penyelesaian pengadaan barang/jasa kepada KPA.

 

 

 

-  BAHP3

 

 

 

-   Berita Acara Serah Terima

 

 

 

-   Laporan hasil pelaksanaan/

   penyelesaian pekerjaan


 

URAIAN PROSES

No. Bagian        

Halaman 

Revisi/Tanggal   

Edisi/Tanggal

Tanggal Terbit          

:

:

:

:

:

6

4 dari 4

0/01 Nop 2012

1/01 Nop 2012

01 Nop 2012

6.2  Diagram Alur Layanan Pengadaan Barang/Jasa

 

LAYANAN PENDUKUNG MANAJEMEN MUTU (BAGIAN PERLENGKAPAN)

 

 

 

 

 

KAJI ULANG MANAJEMEN

 

 

TINDAKAN PENCEGAHAN

 

 

 

       
   
 
 

DIAGRAM ALUR LAYANAN PENGADAAN BARANG/JASA

 

KEPALA BPPT

ESELON I (SETAMA)

ESELON I (KEDEPUTIAN TEKNIS)

ESELON II/III (PUSAT/BIRO/BALAI)

ESELON II/III

UNIT KERJA PEMILIK TATALAKSANA

KEPALA UNIT KERJA

BIDANG/

BAGIAN

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                 

                  YA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    TIDAK

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


PENGGUNA

/MITRA

 

6.1.6,b

Penyedia barang/

jasa

 

 
STRATEGIK

                                                                                                                                                  

 

       
   
 
 


 

LAMPIRAN

No. Bagian        

Halaman 

Revisi/Tanggal   

Edisi/Tanggal

Tanggal Terbit          

:

:

:

:

:

7

1 dari 1

0/01 Nop 2012

1/01 Nop 2012

01 Nop 2012

 

 

 

-       Memo permintaan dari user

-       Perincian Spesifikasi Teknis dan Perkiraan Harga

-       Memo PPK

-       Harga Perkiraan Standar (HPS)

-       Berita Acara Evaluasi Penawaran

-       Berita Acara Hasil Pelelangan

-       Berita Acara Hasil Klarifikasi dan Negosiasi

-       Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ)

-       Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)

-       Lampiran SPMK

-       Surat Perjanjian

-       Syarat-syarat Khusus Kontrak (SSKKK)

-       Berita Acara Pembayaran

-       Ringkasan Kontrak